Polityka Prywatności i Ochrony Danych

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) jest marka MuteOffice (działająca w Polsce z głównym punktem operacyjnym w Warszawie).

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw możesz skontaktować się bezpośrednio pod adresem e-mail:

• E-mail: muteofficehelp@gmail.com
• Lokalizacja: Warszawa, Polska / Unia Europejska

2. Jakie dane zbieramy i przetwarzamy?

Zbieramy wyłącznie dane niezbędne do przygotowania profesjonalnej wyceny i bezpośredniego kontaktu biznesowego, przekazane przez Ciebie dobrowolnie za pośrednictwem formularza wyceny lub korespondencji e-mail/WhatsApp:

• Imię i nazwisko: w celu spersonalizowania oferty i bezpośredniego kontaktu.
• Numer telefonu: do kontaktu telefonicznego lub za pośrednictwem aplikacji WhatsApp w celu uzgodnienia szczegółów technicznych i dostawy.
• Adres e-mail: w celu przesłania specyfikacji technicznej, oferty handlowej oraz faktury proforma.
• Dane firmy (opcjonalnie w wiadomości): nazwa podmiotu, NIP, adres biura/dostawy.
• Treść wiadomości oraz preferowany model kabiny (np. KUBO S, KUBO DUO, KUBO M, KUBO L, KUBO TEAMS).

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

Twoje dane są przetwarzane w następujących celach:

• Przygotowanie i przesłanie oferty handlowej na Twoją prośbę — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy).
• Bieżący kontakt handlowy i doradztwo techniczne B2B — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na budowaniu relacji z klientami biznesowymi).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Wypełnienie obowiązków prawnych i księgowo-podatkowych (w przypadku realizacji zamówienia i wystawienia faktury) — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Odbiorcy danych i transfer poza EOG

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom świadczącym usługi techniczne i organizacyjne na rzecz MuteOffice:

• Dostawca hostingu i infrastruktury chmurowej: Netlify Inc. (serwery zabezpieczone certyfikatem SSL, działające zgodnie z EU-US Data Privacy Framework i Standardowymi Klauzulami Umownymi UE).
• Dostawca poczty elektronicznej: Google LLC (Google Workspace / Gmail).
• Podwykonawcy logistyczni (w przypadku zamówienia): profesjonalne firmy transportowe i ekipy montażowe dostarczające kabinę do Twojego biura (wyłącznie dane adresowe i numer kontaktowy do odbioru).

MuteOffice nie sprzedaje, nie wypożycza ani nie udostępnia Twoich danych podmiotom trzecim w celach marketingu własnego tych podmiotów.

5. Okres przechowywania danych

Dane z formularza kontaktowego przechowujemy przez okres niezbędny do przygotowania wyceny i prowadzenia korespondencji handlowej, a w przypadku nawiązania współpracy — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (5 lat od zakończenia roku podatkowego) lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wzajemnych (maksymalnie 3 lata dla roszczeń z transakcji gospodarczych B2B).

6. Twoje Prawa na gruncie RODO

Przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): możliwość uzyskania informacji, jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym” - art. 17 RODO): w przypadkach przewidzianych prawem.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): w zakresie przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Aby skorzystać z dowolnego z powyższych praw, wystarczy wysłać krótką wiadomość na adres: muteofficehelp@gmail.com. Na każde zgłoszenie odpowiadamy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni.

7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego w Polsce:

8. Pliki cookies i narzędzia techniczne

Nasz serwis wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies techniczne, które umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie strony, zachowanie sesji oraz zapamiętanie wybranego języka (PL / EN).

Możesz w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej (zablokować lub usunąć pliki cookies). Wyłączenie plików niezbędnych może jednak wpłynąć na płynność korzystania z serwisu.

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian prawnych lub rozszerzenia funkcjonalności serwisu MuteOffice. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze publikowana na niniejszej stronie z podaniem daty ostatniej modyfikacji.